Barcamp-Nachlese: Als Organisation digital zukunftsfähig werden – Bericht eines Lernprozesses

Die digitale Transformation beeinflusst nicht nur die Zielgruppen, sondern auch die Art wie wir in unseren Organisationen arbeiten, kommunizieren und planen/denken. Auf Basis des finnischen Textes: “Entwicklungsplan Digitale Jugendarbeit“ (Hrsg. Verke, 2016) haben wir deshalb bei wienxtra einen Lernprozess gestartet, der auf drei Ebenen ansetzt. Das zentrale Element war eine Steuerungsgruppe, die sowohl hierarchie- als auch fachübergreifend war: 2 Fachbereichs- und 2 Einrichtungsleitungen, 3 Mitarbeiter_innen aus den Bereichen IT, Kommunikation, Medien- und Spielpädagogik, Erwachsenenbildung, Jugend- und Kinder. Die Steuerungsgruppe hat den wienxtra-Teams Aufträge erteilt, sie bei der Umsetzung unterstützt, die Ergebnisse ausgewertet und daraus Maßnahmen entwickelt. Sie bemühte sich um transparente Kommunikation, Rückkoppelung der Zwischenergebnisse an die Teams und führte dazu einen internen Medien.Kompetenz.Blog ein, zum internen Wissenstransfer und Erfahrungsaustausch. Die breite Zusammenarbeit hat maßgeblich zum Erfolg beigetragen und war ein erster Testversuch in Richtung agile Führung und Umsetzung einer Haltung wie sie in einer mediatisierten Welt erforderlich ist: Offen, neugierig, flexibel, gemeinsam Ausprobieren, Prototypen entwickeln, auch mal Scheitern dürfen, mit Unsicherheiten leben lernen. Im gemeinsamen Tun haben wir viel voneinander gelernt.

1. Ebene: Dialog mit der Zielgruppe

Wir wollten mit den Zielgruppen in einen Dialog treten, da sie selbst am besten einschätzen können, was sie für die Teilhabe an einer mediatisierten Gesellschaft brauchen. Zum Start gab es einen Think Tank Termin wo wir uns darüber ausgetauscht haben, welche praktischen Erfahrungen, neue Methoden und Tools es für den kreativen Dialog bereits gibt. Danach führten alle wienxtra-Teams einen Dialog mit ihren Zielgruppen durch. Die Befragungen fanden von Februar bis April 2017 in verschiedensten Settings, je passend zur Einrichtung bei Workshops, Events oder im Arbeitsalltag statt.

2. Ebene: Moderierte Selbstevaluation aller Teams

Der finnischen Entwicklungsplan Digitale Jugendarbeit wurde von uns für wienxtra adaptiert und damit konnten alle Teams (inklusive Finanz/Personal, IT, Organisation/Infrastruktur, …) ihre Arbeit selbst überprüfen: Zielgruppen Angebote, Zielgruppen Kommunikation, Kompetenzen, Ressourcen, Kooperationen. Unsere Haltung, sowohl die persönliche als auch unsere professionelle Einstellung zur Digitalisierung spielt dabei eine große Rolle. Nach der Selbstevaluation wurden immer 2 Teams gemeinsam eingeladen sich gegenseitig ihre Ergebnisse zu präsentieren. Erste Erkenntnisse aus den Teamevaluationen:

  • Digitale Kommunikation ist bei wienXtra selbstverständlich
  • wienXtra bietet viele Zielgruppen-Angebote mit Medienschwerpunkt an
  • Ein Schlüssel zur digitalen Förderung: Unterstützung = Fortbildung + Hard/Software + Zeit

3. Ebene: Steuerungsgruppe/Organisation

Die Steuerungsgruppe hat alle Ergebnisse zusammengefasst und ausgewertet und Maßnahmen für die gesamte Organisation entwickelt. Mit Hendrik Epe, holten wir uns externe Expertise und entwickelten mit ihm unsere Ergebnisse weiter. Ursprünglich geplant war das Erstellen eines Positionspapieres mit anschließender Entwicklung eines strategischen Leitsatzes. Unsere Erkenntnis: Learning bei doing, rasche Umsetzung, Anfangen mit Prototyping ohne lange Konzeptentwicklung.

Umsetzung der Ergebnisse/Learnings

  • Social Media-Kompetenzen wurden intern geklärt und nachgeschärft. Was ist klassische Medienarbeit/PR in Abgrenzung zu Online Zielgruppenarbeit. Wir müssen dort sein wo unsere Zielgruppen sind. Jugendarbeit kann Offline oder Online sein, der Fokus liegt auf unseren Kernaufgaben in einer digitalisierten Lebenswelt.
  • IT-Ressourcen – wurden erhoben und ausgebaut. Der Zugang zu Smartphones wurde standardisiert und erleichtert, zum Ausprobieren neuer Tools, Smartphone = Arbeitswerkzeug und kein Prestigeobjekt.
  • Interner Wissenstransfer – um Kompetenzen transparent zu machen, voneinander zu lernen, digitale Fähigkeiten verstärkt intern weiterzugeben.
  • Positive Haltung – Neben digitalem Fachwissen braucht es Neugier, Offenheit und eine hohe Bereitschaft neues Auszuprobieren und Neues zu Lernen.
  • Neue Arbeitskultur – Rascher ins tun kommen, Experimente ermöglichen, Fehlerkultur entwickeln, Agilität erhöhen!

Gute Eigendynamik: Es entstanden zahlreiche innovative Angebote im digitalen Bereich, unsere Socialmedia Kanäle wurden ausgebaut, zahlreiche Fortbildungen wurden besucht, die Einstellungen zur digitalen Transformation auf allen drei Ebenen haben sich positiv geändert.

Der hohe Aufwand hat sich gelohnt.

Sonja Brauner, Anu Pöyskö, Verein wienXtra

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